Faaborg Folkedansere
”Fåborg Folkedansere” passer godt på dine personoplysninger
Med persondataforordningen (pr. 25. maj 2018) er der skærpede krav til, hvordan virksomheder og organisationer bruger og behandler personlige oplysninger. Formålet med reglerne er at beskytte dig endnu bedre, når vi som forening håndterer oplysninger om dig. Reglerne gælder alle virksomheder og organisationer i EU. Det er væsentligt for os, at du kan have tillid til at dine oplysninger behandles sikkert og korrekt hos os.
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en sikker og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Fåborg Folkedansere er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Lene Udenby, formand
Adresse: Dyreborgvej 4, 5600 Faaborg
CVR: 30034430
Telefonnr.: 23417342
Mail: leneudenby@gmail.com
Website: www.faaborgfolkedansere.dk/
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:
– Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse, evt. fødselsdato (hvis foreningens lovgivningsmæssige forpligtelser kræver det)
2) Oplysninger om instruktør og musikere:
– Almindelige oplysninger
- Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
- Evt. bankkontonummer
– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- CPR-nummer
- Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
Her indsamler vi oplysninger fra
Vi indhenter oplysningerne kun fra dig personligt.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens danseaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på instruktør og musikere:
- Håndtering af instruktør og musikeres hverv og pligter i foreningen
- Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af godtgørelser, refusioner og evt. løn
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger i henhold til ovenstående, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Udøvelse af foreningens aktiviteter
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer og danseaktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til DGI og Folkedans Fyn i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med foreningens aktiviteter
- Da foreningen er medlem af DGI og Folkedans Fyn, sker der videregivelse af oplysninger om instruktør og musikere til disse, for at instruktør og musikere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Fåborg Folkedansere har ikke medlemmer under 18 år – derfor er der ikke beskrevet en særlig politik gældende for børn/unge.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med foreningens aktiviteter sker der udelukkende videregivelse af oplysninger til organisationer, som foreningen er medlem af.
Der sker videregivelse af oplysninger om instruktør og musikere i relevant omfang til organisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen. Jf. folkeoplysningsloven kan der ifm. tilskud kræves dokumentation 3 år bagud.
Ulønnede instruktør og musikere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt
Lønnede instruktør og musikere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
- Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, instruktør og musikere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted.